第一章 总则
第一条 为进一步加强和规范学院会议费管理，节约会议经费开支，根据《上海市市级机关会议费管理办法》（沪财行〔2017〕46号），结合学院实际情况和国际惯例，制定本办法。
第二条 本办法适用于学院各机关职能部门、院系部及直属单位（以下简称各二级单位）单独或联合主办、承办的各类会议、论坛，包括国内会议和在华举办国际会议。
国内会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。
在华举办国际会议是指报经教育部外事部门批准的、在我国境内举办的国际会议。我院举办的国际会议须按规定报批报备。
会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型，由二级单位审核同意后报项目管理部门批准，项目管理部门举办会议的报分管院领导批准。
第三条 会议费使用和管理职责如下：
会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，依法、据实报销会议费。
各二级单位对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任。各二级单位应加强本单位会议费管理制度建设，加强政策宣传，督促办会人员合理、合规报销会议费。
财务部门负责会议费的会计核算和财务管理，制定和完善学院会议费管理办法，依据有关财经法律法规、会议费管理办法和学院审批结果，实施会议费报销管理和服务。
第二章 会议审批和注意事项
第四条 各二级单位应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。
第五条 会议举办单位应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数，严格限定工作人员数量。
第六条 国际会议应按照外事办要求提前三个月履行有关审批手续。
第七条 举办会议应预先提交会议审批表。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费预算总额及列支渠道等（详见附件1）。
第八条 使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议，应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。
对于按照成本补偿原则确需向参会人员收取费用的学术论坛等，各二级单位可以不盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，并报财务处审核立项（详见附件3）。
第九条 各二级单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。
第十条 会议优先安排在学院内部会议室、宾馆及会议定点场所等。因工作需要必须在院外召开的，国内会议原则上应安排在四星级以下（含四星）宾馆。
无院外代表的会议，原则上在学院内部会议室召开，不安排住宿。
第十一条 参会人员以在沪单位为主（超过50%为在沪单位人员）的会议原则上不得到沪外召开。不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。
第十二条 除必须住宿的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。
第三章 会议费开支范围、标准和报销管理
第十三条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十四条 会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准（详见附件2）。
（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
（二）各类会议应按照定额控制标准执行，超支部分不予报销。特殊情况报分管院领导审批。
（三）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。
（四）会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。
第十五条 下列费用纳入会议费预算，但可不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支。
（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学院相应标准在差旅费和外宾接待费中报销。
（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。
（三）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。
第十六条 各二级单位在会议开始前可办理会议费预支手续。预支会议费应提供：
（一）会议通知（包含会议议程）；
（二）会议审批表；
（三）借款单；
（四）如举办国际会议，需提供教育部批准办会的文件。
第十七条 各二级单位应据实、及时结算会议费，并以银行转账方式结算，不得以现金方式结算。各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续。对于超范围、超标准开支的会议费，不予报销。会议费报销时应提供：
（一）会议通知（包含会议议程）；
（二）会议审批表；
（三）会议费报销单；
（四）实际参会人员签到表；如确因特殊情况无法提供签到表的，可提供参会人员名单、联系方式；（应注明单位及职称/职务）
（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料；
（六）如举办国际会议，需提供教育部批准办会的文件。
第十八条 对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。
第四章 监督检查
第十九条 严禁各二级单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各二级单位办会应遵守中央八项规定精神；不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和香烟；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。
第二十条 各二级单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，对违反会议费管理制度的人员进行严肃处理，自觉接受学院有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。
第二十一条 各二级单位应当将非涉密的会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部进行公示。
第二十二条 学院纪检、财务等部门对二级单位会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：
（一）单位会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；
（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；
（三）会议费报销手续是否符合规定；
（四）会议费管理和使用的其他情况。
对发现问题的单位，由学院纪检、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和单位负责人，报请学院按规定给予相应处分。
第二十三条 会议举办人员违反本办法规定，有下列行为之一的，依照有关法律法规和制度追究相关人员的责任，同时报纪检部门进行处理。涉嫌违法的，移送司法机关处理。
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法规定的。
第五章 附则
第二十四条 本办法由学院财务处负责解释。
第二十五条 本办法自印发之日起施行。
